Đừng xem nhẹ vai trò của Bảng mô tả công việc (MTCV)

0
44

 

Tại nhiều doanh nghiệp nhỏ mà tôi có cơ hội tìm hiểu trong nhiều lĩnh vực như: nhà hàng, công ty xây dựng, công ty dịch vụ, cửa hàng bán lẻ, công ty đào tạo thì rơi vào một trong 2 trường hợp sau:

Một là, không có bảng MTCV (một số người dùng tên gọi mô tả vị trí công việc), từ CEO đến nhân viên không ai có cả. Trường hợp này chiếm 70%.

Hai là, trong lúc phỏng vấn có đọc, nhưng sau đó cất ở đâu rồi không nhớ. Trường hợp này chiếm 30%.

Khong co tieu de 1023 × 767 px 3
Bảng mô tả công việc cho từng vị trí

Từ 2 trường hợp này nó dẫn đến một thực tế là: không ai trong công ty biết rõ công việc của mình có thật sự liên quan đến mục tiêu chung của công ty hay không. Nhìn sơ qua, bạn sẽ thấy ai cũng chăm chỉ làm việc, ai cũng hoàn thành mục tiêu của mình. Nhưng khi thử kết nối lại, những việc CEO làm, những việc leader làm và những việc nhân viên làm không thật sự khớp với nhau và không cùng hướng về mục tiêu chung. Giống việc mũi tên bắn ra bay tán loạn tứ phía chứ không tập trung về 1 hướng. Điều này gây nên một sự lãng phí cả về thời gian và sức lực.

1. Bảng mô tả công việc là gì?

Bản mô tả công việc dùng để mô tả các công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm của một người. Mẫu bản mô tả công việc được dùng nhiều trong tuyển dụng, phân công công việc,…

2. Tại sao bảng mô tả công việc quan trọng?

Khi công ty còn nhỏ, chỉ vài ba nhân sự, mọi người làm gì CEO đều nắm cả nên việc có MTCV hay không cũng không ảnh hưởng gì. Nhưng rồi công ty phát triển, nhân sự tặng lên hơn chục người, có cả quản lý cấp trung thì mọi rắc rối bắt đầu phát sinh.

2.1. Thứ nhất, bạn là CEO nên bạn thường xuyên ra ngoài giao tế, tìm kiếm đối tác chiến lược, xây dựng quan hệ, tiếp đãi khách hàng nhưng trong lòng cứ lo lắng không biết nhân viên ở công ty họ làm cái gì vì không có bảng mô tả cong việc. Về đến công ty hỏi thì ai cũng báo cáo là mọi việc đều ổn thưa sếp. Bạn cũng ờ ờ mà chẳng biết ổn cái gì.

Sep ra ria
Thiếu bảng mô tả công việc sếp không nắm rõ được tình hình tiến độ công việc của nhân viên

Rồi khi có quản lý cấp trung, bạn cảm thấy mình bị cho “ra rìa”. Nhân viên trước đây do bạn trực tiếp chỉ đạo thì giờ quản lý cấp trung là người thế vào chỗ của bạn. Bạn tự nhiên sinh ra cảm giác lo lắng là không biết quản lý cấp trung chỉ đạo những gì, có làm đúng theo những gì trao đổi với bạn hay không. Nhiều khi bạn muốn xác thực lại thông tin nhưng ngại, là do nếu quản lý cấp trung biết được thì nghĩ rằng bạn không tin tưởng người ta.

2.2. Thứ hai, lúc công ty còn nhỏ, CEO thường là người chủ động giao việc cho nhân viên theo kiểu “em làm cái này cho anh, em phụ trách cái kia cho anh, em xử lý cái nọ cho anh”. Lâu dần nhân viên họ mặc định trong đầu là những gì CEO giao mới là công việc của họ, và nhân viên rơi vào tình trạng bị động chờ sếp giao việc, không giao thì cứ ngồi đó chờ chứ không chủ động tìm việc mà làm. Thực tế, CEO bận đầu tắt mặt tối, đâu còn tâm trí để nhớ mà giao việc cho nhân viên. Cả công ty rơi vào tình trạng CEO thì bận, nhân viên thì rảnh và thụ động.

Sê
Sếp đầu tắt mặt tối với công việc

2.3. Thứ ba, không có bảng mô ta công việc bạn không thể triển khai các chỉ tiêu cần hoàn thành mỗi tháng vì nhân viên không biết làm như thế nào. Dẫn đến việc bạn không thể kiểm soát, quản lý hay đo lường, đánh giá chất lượng cũng như kết quả công việc của nhân viên để từ đó đưa ra điều chỉnh cho tốt hơn. Để khắc phục tình trạng này bạn tìm đến các giải pháp như KPIs, OKRs,…nhưng càng áp dụng vào càng rối và bất ổn hơn.

Bạn thấy đó, bạn là chủ doanh nghiệp, bạn trả lương cho nhân viên của mình nhưng rốt cục bạn lại không nắm được công việc của họ thì liệu đồng lương bạn trả có thật sự hiệu quả hay không. Chưa kể đến lúc phát sinh vấn đề không biết truy cứu trách nhiệm từ ai để mà xử lý. Người này đổ lỗi cho người kia, phòng này đổ lỗi cho phòng kia.

2.4. Thứ tư, đặc biệt là tình huống rất phổ biến trong các công ty có 2-3 hoặc nhiều hơn các cổ đông sáng lập.

Co dong tranh chap nhau
Cổ đông tranh chấp nhau do không không có bảng mô tả công việc của từng người

Do mới thành lập chưa có nhiều tiền nên một người thường kiêm nhiệm 2-3 vị trí cùng lúc. Và nếu như không có bảng mô tả công vệc cụ thể cho từng người, cho từng vị trí thì rất dễ dẫn đến thiếu sót và chồng chéo trong công việc. Ví dụ vào cuộc họp trao đổi về Marketing, vì ai cũng là chủ nên ai cũng có quyền nói, ai cũng có quyền ý kiến, ai cũng có quyền phản bác. Cuối cùng dẫn đến cự cãi nhau, mất hòa khí mà chẳng chốt lại được vấn đề. Do đó cần làm rõ ra, ai là CEO thì sẽ MTCV cho CEO, ai phụ trách sale thì có MTCV cho sale, nếu kiêm nhiệm 2 vị trí thì cần có 2 MTCV cho 2 vị trí đó.

Hoặc các công ty chồng là CEO, vợ là kế toán trưởng chẳng hạn. CEO quyết rồi nhưng Kế toán trưởng lại bác thẳng thừng mà chẳng giải trình lý do chính đáng. Hoặc kế toán trưởng lại xen vào quyết cả những việc liên quan đến sale, marketing mà CEO cũng không nói gì. Nhân viên thì chẳng ai dám nói vì là vợ sếp mà. Lâu ngày nhân viên ấm ức khó chịu thì họ nghỉ việc thôi.

2.5. Thứ năm, ở góc nhìn ngược lại nhân viên họ cũng không biết CEO của mình làm cái gì, ra ngoài gặp ai, kết quả ra sao.

Chính vì không ai quy định MTCV cho CEO, nên CEO có làm đúng vai trò vị trí của mình hay không cũng không có ai quản lý, giám sát. Không có MTCV, CEO dễ rơi vào tình huống dành thời gian cho nhiều việc không liên quan đến mục tiêu chung của công ty, sử dụng thời gian lãng phí mà không tập trung vào công việc.

Khong quan tri duoc thoi gian
Không có Bảng mô tả công việc CEO không quản trị được thời gian hiệu quả

Như vậy, MTCV giúp cả công ty đi cùng về 1 hướng, tập trung được sức mạnh của tập thể. Khi mọi người nắm rõ được MTCV của mình họ sẽ chủ động phối hợp với nhau, nhắc nhở nhau mà không cần đến CEO có mặt ở đó.

3. Mẫu bảng mô tả công việc 

TẢI TẠI ĐÂY

Hoặc nếu bạn đang loay hoay trong việc thấu hiểu và sắp xếp nhân viên, tôi tặng bạn phiên COACH ĐỊNH HƯỚNG MIỄN PHÍ, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp mình từ đó đưa ra những quyết sách phù hợp.

Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho công việc kinh doanh của các bạn.