Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc tối ưu thời gian nhất

0
1202

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc được định hình ra nhằm giúp con người có thể quản lý thời gian và tăng hiệu suất công việc. Đã khi nào bạn thấy mình phải xử lý rất nhiều công việc mà không biết nên bắt đầu từ đâu, nên làm như thế nào và nên làm khi nào?

Tuy nhiên, quỹ thời gian của mỗi người là hữu hạn, một giây trôi qua cũng chẳng thể nào lấy lại được, nếu bạn không có kỹ năng lập kế hoạch cá nhân thì kết quả làm việc của bạn sẽ đạt hiệu suất thấp, hoặc không đạt hiệu quả và khiến thời gian trôi đi một cách lãng phí.

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc tối ưu thời gian nhất.

Theo William Arthur Ward thì “Bốn bước đi tới thành tựu:

Lên kế hoạch có mục đích.

Chuẩn bị chuyên tâm.

Tiến hành tích cực.

Theo đuổi bền bỉ.”

Có thể nói kỹ năng lập kế hoạch trở thành kỹ năng tư duy sáng tạo mang tính quyết định hàng đầu đối với sự thành công trong mọi công việc của một cá nhân hay một tổ chức. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có được những bí quyết hay để tạo lập kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc, hãy cùng theo dõi nhé!

Vai trò của việc lập kế hoạch và tổ chức công việc

Xác định mục tiêu

Một ngày chỉ có 24 giờ và bạn không thể làm quá nhiều việc cùng một ngày được, việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn phân bổ công việc một cách hợp lí. Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hoạt động sẽ cho biết cái đích cần đạt được của công việc. Khi bạn đã biết mình phải đi đến đâu thì bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn đường đi nước bước để cán đích thành công.

Giảm tính bất ổn định

Kỹ năng lập kế hoạch giúp phân bổ công việc một cách hợp lý và là bước đệm để tổ chức công việc. Từ bảng kế hoạch đã lập, cá nhân hay nhà quản lý có thể dự đoán được những yếu tố ảnh hưởng đến việc hoàn thành kế hoạch, từ đó sớm đưa ra các phương án đối phó kịp thời.

Giảm trùng lặp, lãng phí

Khi có được kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc bạn sẽ hạn chế mức tối đa sự chồng chéo, gây lãng phí khi thực hiện công việc. Khi mục tiêu được đề ra, bạn sẽ chủ động vạch ra được phương án với chi phí thấp nhất và sử dụng nguồn lực hiệu quả nhất. Khi không có kế hoạch rõ ràng thì sẽ không có sự nỗ lực hết mình để hoàn thành công việc, chính vì vậy mà thời gian trôi đi một cách lãng phí.

Xây dựng tiêu chuẩn cho quá trình kiểm tra

Một cá nhân hay một tổ chức nếu không có kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc thì chẳng khác nào một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông, không có đích đến, không biết mình phải làm gì. Không lập kế hoạch sẽ không có mục tiêu, vậy bạn lấy tiêu chuẩn nào để xác định được mình đã đạt mục tiêu hay chưa. Chính vì vậy, nếu không có quá trình lập kế hoạch sẽ không có quá trình kiểm tra, giám sát.

Lập kế hoạch là tiền đề cho kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả việc tổ chức công việc và là chiếc chìa khoá vàng cho việc thực hiện mục tiêu đề ra một cách hiệu quả và tối ưu thời gian nhất.

Bí quyết vàng trong lập kế hoạch và tổ chức công việc quản lý thời gian

Khi bạn đạt được mục tiêu cao với thời gian ngắn nhất có nghĩa là bạn đã tối ưu thời gian nhưng không phải ai cũng làm được điều đó. Hãy cùng xem qua các bí quyết sau đây để nâng cao kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian tối ưu nhé!

Lập kế hoạch các công việc cần làm theo ngày, tuần, tháng

Khi bạn phải đối mặt với một núi các công việc lớn nhỏ, bạn thấy thật áp lực và mệt mỏi. Nếu xử lý công việc một cách ngẫu hứng sẽ khiến mọi việc trở nên rối hơn và có thể sẽ bỏ sót công việc. Thật khó chịu khi cứ phải nhớ nhớ quên quên mình phải làm gì trước, làm gì sau,thì lập kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian làm việc theo từng ngày, từng tuần, từng tháng sẽ giúp bạn khắc phục điều đó và tránh việc bỏ sót các công việc. Các đầu công việc càng chi tiết, bạn sẽ càng dễ dàng và chủ động thực hiện hiệu quả các công việc đó.

Đưa ra mục tiêu tương ứng song song với việc cần làm

Sau khi đã hình thành được kỹ năng lên và tổ chức công việc kế hoạch các công việc cần phải làm thì việc tiếp theo là thiết lập các mục tiêu phù hợp với các đầu công việc. Đó là thời gian bạn hoàn thành công việc trong bao lâu hoặc kết quả mong muốn nhận được. Tuy nhiên, kết quả bạn mong muốn cũng cần phải phù hợp với khả năng của bản thân bạn. Nếu mục tiêu bạn đề ra vượt quá năng lực của bạn thì bạn sẽ không hoàn thành được và dễ gây nản chí khi làm các công việc tiếp theo.

Kiểm tra kết quả thực hiện công việc

Bản kế hoạch chỉ là lý thuyết và trong quá trình tổ chức thực hiện công việc sẽ không tránh khỏi những phát sinh hay có những điểm không trùng khớp. Để đánh giá được bản thân đã làm được bao nhiêu phần trăm của mục tiêu đề ra hoặc là công việc hoàn thành có đúng thời hạn thì việc theo dõi, đối chiếu kết quả với mục tiêu là việc làm vô cùng cần thiết trong kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc.

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc tối ưu thời gian nhất.

Tận dụng thời gian “chết” hiệu quả

Tận dụng thời gian “chết” để làm một số công việc sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Là một nhà quản lý bộn bề công việc, hãy tận dụng thời gian “chết” để nạp năng lượng, thư giãn bản thân để có một tinh thần tập trung trong công việc của mình đó là một phần hiệu quả trong kỹ năng lập kế hoạch cá nhân của bạn. Hãy dành khoảng thời gian mỗi ngày rời khỏi bàn làm việc, đi lại quanh văn phòng, sắp xếp lại không gian văn phòng. Điều này giúp bạn có thêm tinh thần tích cực, thoải mái để đưa ra những kế hoạch tổ chức công việc hiệu quả tiếp theo.

Kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp cho mỗi cá nhân hay nhà quản lý đạt được mục tiêu công việc trong thời gian ngắn nhất. Nlptraining.vn là trang web đi đầu trong việc giới thiệu đến mọi người các khóa học mang tính thực tế và ứng dụng cao, giúp mọi người hoàn toàn có được kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc tối ưu thời gian nhất. Mọi thông tin chi tiết về khóa học, xin anh chị vui lòng liên hệ theo:

SĐT: 093648 6633-02438 238 720

Email: nlptraining.vn@gmail.com

Địa chỉ: 13 Nguyễn Chế Nghĩa, P. Hàng Bài, Q. Hoàn Kiếm, Hà Nội

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here