Quản lý thời gian hiệu quả và thiết lập ưu tiên

Quản lý thời gian hiệu quả và thiết lập ưu tiên

Nguyên tắc đầu tiên là quy tắc 80/20, hay còn gọi là Nguyên lý Pareto. Nguyên lý này được nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto phát hiện năm 1895. Ông nhận thấy rằng, trong hầu hết các tình huống, 20% những việc bạn làm tạo ra 80% kết quả, 20% khách hàng mang lại 80% doanh thu, 20% sản phẩm mang lại 80% lợi nhuận, và 20% giao dịch tiêu tốn 80% thời gian. Vì vậy, bạn luôn cần tự hỏi: 20% công việc quan trọng nhất ảnh hưởng đến 80% thành công của tôi là gì — cả trong ngắn hạn lẫn dài hạn?

Khi nhìn vào toàn bộ hoạt động của công ty hay công việc cá nhân, hãy xác định đâu là 20% việc tạo ra giá trị cao nhất.

Nguyên tắc thứ hai là phân biệt giữa việc “khẩn cấp” và “quan trọng”.
Mỗi ngày chúng ta có thể chia các công việc thành bốn nhóm:
1. Vừa khẩn cấp vừa quan trọng – như điện thoại reo, khủng hoảng tạm thời, sự cố cần giải quyết ngay.
2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp – như phát triển kỹ năng, lập kế hoạch dài hạn, dành thời gian cho gia đình.
3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng – như những cuộc gọi hay yêu cầu không cần thiết.
4. Không khẩn cấp và không quan trọng – các hoạt động giải trí vô nghĩa hoặc trì hoãn.

Hầu hết mọi người thường bị cuốn vào nhóm 1 và 3, sau đó thư giãn bằng nhóm 4. Tuy nhiên, nhóm 2 mới chính là nơi tạo ra hiệu quả lớn nhất – những việc quan trọng nhưng chưa khẩn cấp quyết định sự thành công lâu dài.

Nguyên tắc thứ ba: Xác định giá trị cá nhân.
Bạn phải luôn đảm bảo rằng mục tiêu và giá trị sống của bạn phù hợp nhau. Khi làm việc trái ngược với niềm tin và điều quan trọng nhất của mình, bạn sẽ cảm thấy mâu thuẫn và hiệu quả giảm. Ngược lại, khi mục tiêu và giá trị hòa hợp, bạn sẽ đạt hiệu suất cao nhất.

Nguyên tắc thứ tư: Xác định thế mạnh độc đáo của bản thân.
Những người thành công đều hiểu rõ họ giỏi nhất ở điều gì. Hãy tự hỏi: “Tôi làm việc gì dễ dàng mà người khác thấy khó khăn? Tôi có thể tạo ra đóng góp lớn nhất ở đâu?” Các nhà lãnh đạo chỉ tập trung vào lĩnh vực mà họ có thể phát huy tối đa thế mạnh của mình.

Nguyên tắc thứ năm: Xác định lĩnh vực làm chủ (mastery).
Hãy chọn một hoặc vài kỹ năng mà bạn có thể trở nên xuất sắc vượt trội. Những người đứng đầu thường chỉ thực sự giỏi ở một vài việc, nhưng họ luyện tập không ngừng để đạt đỉnh. Đầu tư thời gian vào việc nâng cao năng lực cốt lõi là cách nhanh nhất để tăng năng suất và thu nhập.

Nguyên tắc thứ sáu: Xác định các hoạt động có giá trị cao – “High Value Activities”.
Hãy hỏi: “Tôi được thuê để làm gì? Việc nào mang lại giá trị cao nhất cho tổ chức?” Và nhớ: đừng bao giờ bắt đầu bằng những việc nhỏ nhặt khi bạn vẫn còn việc quan trọng chưa hoàn thành.

Nguyên tắc thứ bảy: Sử dụng hệ thống ABCDE để quản lý thời gian.
– A: việc phải làm, không làm sẽ có hậu quả nghiêm trọng.
– B: việc nên làm, quan trọng nhưng hậu quả không quá lớn.
– C: việc thích làm, không quan trọng.
– D: việc ủy quyền hoặc giao cho người khác.
– E: việc loại bỏ hoàn toàn.

Nguyên tắc thứ tám: Luôn tự hỏi “Đâu là cách sử dụng thời gian giá trị nhất ngay bây giờ?”.
Đây là câu hỏi vàng của quản lý thời gian – giúp bạn tập trung vào điều mang lại kết quả cao nhất, tránh phân tâm.

Nguyên tắc thứ chín: Làm đúng việc trước khi làm việc đúng cách.
Đừng cố làm thật tốt những việc vô nghĩa. Hãy làm điều đúng đắn, dù nó khó hoặc mất thời gian.

Nguyên tắc thứ mười: Làm việc quan trọng trước, và hoàn thành đến cùng.
Hãy “làm việc đầu tiên trước tiên, và không làm việc thứ hai nếu việc thứ nhất chưa xong”.

Nguyên tắc thứ mười một: Rèn luyện lòng can đảm.
Cần có can đảm để từ chối những việc ít giá trị, và kiên định tập trung vào những việc mang lại kết quả cao nhất.

Nguyên tắc thứ mười hai: Thiết lập “posteriorities” – những điều cần loại bỏ.
Không thể bắt đầu việc mới nếu không dừng việc cũ. Hãy quyết định rõ ràng những gì cần dừng, mối quan hệ cần hạn chế, thói quen cần bỏ – vì chúng không còn phù hợp với tương lai.

Nguyên tắc thứ mười ba: Luôn chọn tương lai thay vì quá khứ.
Đừng dành thời gian để đổ lỗi cho sai lầm cũ, mà hãy tập trung vào câu hỏi: “Chúng ta sẽ đi đâu từ đây? Làm gì tiếp theo?” Hãy luôn hướng tới giải pháp và cơ hội mới.

Nguyên tắc thứ mười bốn: Tập trung vào cơ hội.
Vì bạn sẽ sống phần đời còn lại trong tương lai, nên hãy tìm những cơ hội của ngày mai, không phải vấn đề của hôm qua.

Nguyên tắc thứ mười lăm: Xem xét tác động lâu dài (futurity).
Những người thành công có tầm nhìn dài hạn – họ luôn tự hỏi: “Việc tôi làm hôm nay sẽ ảnh hưởng thế nào trong 1 năm, 5 năm hay 10 năm tới?” Ngược lại, những người chỉ nghĩ ngắn hạn, thích việc dễ dàng, thường ít thành công hơn. Thành công là một thái độ sống – là khả năng hoãn lại sự thỏa mãn trước mắt để đạt được kết quả lớn hơn trong tương lai.

Nguyên tắc thứ mười sáu: Luôn có đủ thời gian cho việc quan trọng.
Thực ra, vấn đề không phải “thiếu thời gian”, mà là thiếu suy nghĩ đúng đắn. Hãy tưởng tượng bạn chỉ còn 6 tháng để sống – bạn sẽ chọn làm gì? Khi đối mặt với giới hạn thời gian, bạn sẽ nhận ra điều gì thực sự quan trọng.

Nguyên tắc thứ mười bảy: Suy nghĩ trước khi bắt đầu.
Như Thomas J. Watson – nhà sáng lập IBM – đã nói: “Hãy nghĩ. Nghĩ về công việc của bạn trước khi bắt đầu.”

Nguyên tắc thứ mười tám: Liên tục cập nhật ưu tiên và loại bỏ việc thừa.
Việc quan trọng hôm nay có thể không còn quan trọng ngày mai. Hãy đánh giá lại mỗi ngày: việc nào cần làm nhiều hơn, việc nào nên bớt đi.

Cuối cùng, nguyên tắc thứ mười chín: Câu hỏi “một tháng”.
Mỗi ngày, hãy hỏi: “Nếu tôi phải rời đi trong một tháng, tôi cần hoàn thành điều gì trước khi đi?” Khi đã xác định việc đó, hãy làm nó trước tiên. Sau đó hỏi: “Nếu chỉ còn thời gian làm thêm một việc nữa, đó sẽ là gì?” Làm như vậy, bạn sẽ luôn làm đúng những việc quan trọng nhất.