Lập Kế Hoạch và Tổ Chức Hiệu Quả để Tăng Năng Suất Cá Nhân

Hãy tự hỏi: kiểu người nào làm việc trong môi trường làm việc đó? Khi nhìn vào chiếc cặp của mình, hãy hỏi: người sở hữu chiếc cặp này là người như thế nào? Nhìn chiếc xe của bạn, nó phản ánh kiểu người nào lái chiếc xe đó? Bởi vì mọi thứ xung quanh bạn phản ánh chính xác trạng thái của tâm trí bạn. Người ta nhận thấy rằng: một chiếc bàn làm việc bừa bộn là dấu hiệu của một tâm trí bừa bộn. Một chiếc bàn, túi xách hay xe hơi lộn xộn đều phản ánh sự rối loạn trong đầu óc. Vì vậy, điểm khởi đầu của việc lập kế hoạch và tổ chức là sự gọn gàng. Gọn gàng chính là thói quen cốt lõi của năng suất cá nhân.

Có người nói: “Tôi biết chính xác mọi thứ ở đâu.” Nhưng thực tế, họ đang tiêu tốn năng lượng tinh thần để ghi nhớ và duy trì trật tự cho đống bừa bộn đó — khiến phần năng lượng dành cho công việc thực sự bị giảm đi. Nếu họ đã có thể làm việc hiệu quả trong môi trường bừa bộn, hãy tưởng tượng họ sẽ năng suất đến mức nào nếu làm việc trong môi trường ngăn nắp.

Một nghiên cứu cho thấy: 50 trong số 52 giám đốc điều hành cấp cao khẳng định họ sẽ không thăng chức cho người có bàn làm việc bừa bộn. Họ cũng không giao cho người đó những nhiệm vụ quan trọng, vì thiếu niềm tin rằng họ có thể làm tốt. Làm việc trong môi trường lộn xộn có thể phá hoại sự nghiệp của bạn, vì nó ngăn cản bạn nắm bắt những cơ hội cần thiết để thành công.

Quy tắc đầu tiên: Khi làm xong việc gì, hãy cất đi.

Những đầu bếp Thụy Sĩ được đào tạo bài bản ở Geneva luôn chuẩn bị mọi nguyên liệu trước khi nấu, dùng xong là dọn ngay. Người thợ lành nghề hay người làm việc hiệu quả đều như vậy — làm xong và cất đi. Trẻ em học ở trường Montessori cũng được rèn điều này từ nhỏ: bắt đầu – làm – cất đi. Mỗi lần hoàn thành và dọn dẹp, trẻ cảm thấy mình là “người chiến thắng” — cảm giác đó tạo ra năng lượng tích cực và động lực để làm nhiều hơn.

Tiếp theo là nguyên tắc “Xử lý chỉ một lần”. Nếu bạn cầm một tờ giấy lên, hãy làm điều gì đó ngay với nó. Nếu chưa thể hoàn tất, hãy ít nhất chuyển nó đi một bước trong quy trình công việc. Nghiên cứu cho thấy người làm việc trung bình phải cầm một tài liệu 2–5 lần trước khi hành động. Điều này khiến thời gian xử lý tăng đến 500%.

Hệ thống được khuyên dùng là TRAF:
– T – Toss (Vứt đi): Nếu không cần, hãy bỏ vào thùng rác. Khi nghi ngờ, hãy “vứt nó đi”.
– R – Refer (Chuyển giao): Nếu không thuộc trách nhiệm của bạn, hãy giao cho người khác.
– A – Action (Hành động): Nếu cần xử lý, hãy để trong tệp hành động (action file) — nơi chứa những việc sẽ làm sau.
– F – File (Lưu trữ): Chỉ lưu những gì thật sự cần thiết. 80% tài liệu lưu trữ không bao giờ được dùng lại.

Trước khi cất giữ, hãy hỏi: “Nếu mất tài liệu này, tôi có thể lấy lại được không?” Nếu có thể, đừng giữ lại.

Nguyên tắc tiếp theo là chuẩn bị trước khi làm việc. Người làm việc hiệu quả luôn có sẵn mọi thứ họ cần — bút, giấy, tài liệu, máy tính, v.v. Họ có thể ngồi làm liên tục mà không phải đứng dậy tìm đồ. Trong khi đó, người làm việc kém thường liên tục đứng lên, mất tập trung, rồi chẳng hoàn thành được nhiều.

Có mối quan hệ trực tiếp giữa sản lượng bạn tạo ra, mức lương bạn nhận, và cảm giác hài lòng của bạn.

Tiếp theo, bạn cần có các công cụ quản lý thời gian:
1. Danh sách tổng thể (Master List): Ghi tất cả mọi việc cần làm vào sổ.
2. Lịch (Calendar): Để sắp xếp thời gian.
3. Danh sách hằng ngày (Daily List): Bản thiết kế cho ngày làm việc — ghi rõ việc sẽ làm từ sáng đến tối.

Quy tắc:
– Không bao giờ làm việc mà không có danh sách.
– Hãy lập danh sách vào tối hôm trước, để tiềm thức của bạn “làm việc” trong khi bạn ngủ.

Hệ thống 45 tập hồ sơ (45-file system) giúp bạn không bao giờ quên việc:
– 31 tập cho ngày trong tháng,
– 12 tập cho tháng trong năm,
– 2 tập cho các năm.
Nếu có công việc trong tương lai, chỉ cần bỏ vào tháng hoặc năm tương ứng.

Nguyên tắc làm việc: Khi bắt đầu, hãy làm liên tục cho đến khi hoàn thành. Tự thưởng cho mình khi xong việc, và tránh rơi vào “Định luật Parkinson” — công việc luôn mở rộng để chiếm hết thời gian bạn có.

Kế hoạch tiết kiệm thời gian: Mỗi 1 phút lập kế hoạch giúp bạn tiết kiệm 4 phút thực hiện. Nhiều người nói “tôi quá bận để lên kế hoạch”, nhưng thực tế chỉ cần 10–12 phút chuẩn bị mỗi ngày, bạn có thể tiết kiệm hàng giờ sau đó.

Hệ thống lưu trữ khoa học: Nhiều người mất đến 30% thời gian chỉ để tìm tài liệu bị thất lạc. Giải pháp đơn giản nhất là hệ thống theo bảng chữ cái (ABC) và Rolodex để dễ truy xuất. Quy tắc là: phải tìm được bất kỳ tài liệu nào trong 5 phút. Nếu không, bạn đang tổ chức kém.

Thời gian vàng (Prime Time):
– Prime time nội bộ: là lúc bạn làm việc hiệu quả nhất (thường buổi sáng).
– Prime time bên ngoài: là khi khách hàng, sếp hay đồng nghiệp dễ liên hệ nhất.
Hãy sắp xếp công việc quan trọng vào thời gian này.

Danh sách “To-Do”: Người làm việc có danh sách việc cần làm hiệu quả hơn 25% so với người không dùng. Dù đi chợ hay làm việc, hãy luôn lập danh sách.

Quy tắc 30%: Luôn dành thêm 30% thời gian dự phòng cho mỗi nhiệm vụ. Điều này giúp bạn tránh căng thẳng và vẫn làm đúng hạn.

Lập kế hoạch giúp giảm căng thẳng. Cảm giác stress thường đến từ việc mất kiểm soát công việc. Khi có kế hoạch rõ ràng, bạn lấy lại quyền chủ động và làm việc hiệu quả hơn.

Và cuối cùng — “Thực hành tạo nên hoàn hảo.” Lập kế hoạch là kỹ năng có thể học được. Giống như học đi xe đạp hay đánh máy, bạn chỉ cần mong muốn – quyết định – kỷ luật – kiên trì, bạn sẽ trở nên xuất sắc trong việc lập kế hoạch và tổ chức. Khi đó, năng suất và hiệu quả của bạn sẽ tăng vọt đến mức chính bạn cũng không thể tưởng tượng được.